Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Personendaten wir bearbeiten, wenn Sie unsere Website upclients.ch besuchen, einen Zugang anfragen, upclients bestellen oder die Software unter portal.upclients.ch nutzen: wofür, wo die Daten liegen, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie haben. Grundlage ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit sie anwendbar ist, die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

1. Verantwortlich und Kontakt

Verantwortlich ist upclients, ein Einzelunternehmen in der Schweiz. Name und Adresse des Inhabers stehen im Impressum. Für Fragen zum Datenschutz und für Ihre Rechte (Ziffer 16) erreichen Sie uns unter kontakt@upclients.ch oder per Post an die Adresse im Impressum.

Eine Datenschutzberaterin oder einen Datenschutzberater haben wir nicht ernannt; das DSG verlangt das nicht. Weil sich unser Angebot nur an Betriebe in der Schweiz richtet, haben wir keine Vertretung in der EU bestellt.

2. Rollen: wofür wir verantwortlich sind

• Wir als Verantwortliche für unsere Website, Zugangsanfragen, den Vertrag mit Ihrem Betrieb, die Abrechnung, den Support, die Anmeldung und die Sicherheit der Software.
• Wir als Auftragsbearbeiterin für alles, was Ihr Betrieb in der Software erfasst, etwa Daten seiner Kundinnen und Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Verantwortlich ist dafür der Betrieb; wir bearbeiten diese Daten nur nach seinen Weisungen. Das regelt unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den Betriebe im Kundenportal finden.

Sind Sie Kundin, Kunde oder Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter eines Betriebs, der upclients nutzt, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten am besten an diesen Betrieb. Erreicht uns Ihre Anfrage, leiten wir sie weiter.

3. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen des DSG (Art. 6 DSG): rechtmässig, verhältnismässig, für erkennbare Zwecke und nicht länger als nötig. Soweit eine Rechtfertigung nötig ist oder die DSGVO gilt, stützen wir uns auf:

• Vertrag und Vertragsanbahnung (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Anfrage, Bestellung, Bereitstellung der Software, Abrechnung, Support;
• überwiegendes Interesse (Art. 31 Abs. 1 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): sicherer Betrieb, Schutz vor Missbrauch, Fehlerbehebung, Nachweis von Zustimmungen;
• gesetzliche Pflicht (Art. 31 Abs. 1 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): etwa die Aufbewahrung unserer Geschäftsbelege (Art. 958f OR);
• Einwilligung (Art. 31 Abs. 1 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wo wir darum bitten. Sie können sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Für Daten, die wir als Auftragsbearbeiterin bearbeiten, liegt die Rechtsgrundlage beim Betrieb (Art. 9 DSG, Art. 28 DSGVO). Angaben, die als Pflicht markiert sind, brauchen wir für den Vertrag; ohne sie können wir keinen Zugang einrichten.

4. Website und Zugangsanfrage

4.1 Besuch der Website

Die Website wird über Cloudflare ausgeliefert (Cloudflare, Inc., USA). Dabei entstehen technisch bedingt Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserangaben. Sie dienen der Auslieferung und dem Schutz vor Angriffen (überwiegendes Interesse); einzeln werten wir sie nicht aus.

Die Website setzt keine Cookies und lädt ausser den zwei Diensten von Cloudflare unten keine Inhalte von Dritten. Es gibt keine Werbe- oder Tracking-Dienste und keine eingebetteten Videos oder Karten.

Besucherstatistik. Damit wir wissen, welche Seiten gelesen werden, nutzen wir Cloudflare Web Analytics. Es setzt nach Angaben von Cloudflare keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und erstellt keine Profile. Wir sehen nur zusammengefasste Zahlen, etwa aufgerufene Seiten, die verweisende Seite, Land, Gerätetyp und Ladezeiten, nie einzelne Besuchende (überwiegendes Interesse).

Schutz des Anfrageformulars. Auf der Seite «Zugang anfragen» prüft Cloudflare Turnstile, ob die Anfrage von einem Menschen stammt. Dafür werden Ihre IP-Adresse und technische Merkmale Ihres Browsers an Cloudflare übermittelt, und Turnstile kann dafür nötige Daten in Ihrem Browser ablegen. Wir erhalten nur das Ergebnis der Prüfung (überwiegendes Interesse: Schutz vor Missbrauch).

4.2 Kontakt per E-Mail

Die Formulare auf den Seiten «Kontakt» und «Über uns» senden nichts an uns, sondern bereiten eine E-Mail in Ihrem eigenen E-Mail-Programm vor. Ihre E-Mail erreicht unser Postfach kontakt@upclients.ch bei einem E-Mail-Anbieter in der Schweiz. Wir nutzen Ihre Angaben nur für die Antwort und bewahren die Korrespondenz so lange auf, wie es dafür nötig ist; was zu einem Vertrag gehört, solange Aufbewahrungspflichten bestehen.

4.3 Zugangsanfrage

Fragen Sie über «Zugang anfragen» einen Zugang an, bearbeiten wir: Name des Betriebs, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), gewünschten Plan und Laufzeit, Gewerk, Anzahl Mitarbeitende und Ort (freiwillig) sowie die IP-Adresse der Anfrage. Wir prüfen die Anfrage, melden uns und senden Ihnen den passenden Bestelllink. Die IP-Adresse nutzen wir, um massenhafte oder missbräuchliche Anfragen zu bremsen. Die Anfrage wird in unserer Datenbank in Deutschland gespeichert und nach 365 Tagen gelöscht. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail (Ziffer 8).

4.4 Seiten für Kundinnen und Kunden der Betriebe

Über die Seite «Offerte beantworten» können Kundinnen und Kunden eines Betriebs eine Offerte annehmen oder ablehnen und optional einen Grund angeben; über «E-Mail bestätigen» bestätigt ein Betrieb seine Adresse. Gespeichert werden die Entscheidung und der allfällige Text beim Dokument des Betriebs, im Auftrag des Betriebs (Ziffer 2).

5. Bestellung, Zahlung und Abrechnung

Bestellungen und Zahlungen wickelt Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, Irland; in den USA Stripe, LLC). Über den Bestelllink geben Sie Ihre Daten direkt bei Stripe ein: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse und, sobald Sie eine hinterlegen, die Zahlungsmethode. Für die Testphase ist keine Zahlungsmethode nötig. Wir erhalten von Stripe Name, E-Mail-Adresse, Plan, Laufzeit und Status des Abonnements; vollständige Karten- oder Kontodaten sehen und speichern wir nicht.

Stripe bearbeitet die Zahlungsdaten für uns und teilweise als eigenständige Verantwortliche, etwa zur Betrugsbekämpfung; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/privacy). Zahlungsmethode und Rechnungen verwalten Sie im Kundenportal von Stripe. Unsere Rechnungen an Ihren Betrieb bewahren wir als Buchungsbelege 10 Jahre auf (Art. 958f OR).

6. Konto, Anmeldung und Zustimmung

Anmeldung. Für die Anmeldung bearbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert) und die Sitzung sowie den Zeitpunkt der ersten Anmeldung. Dafür und für die Oberfläche der Software setzen wir eine Plattform mit Rechenzentrum in Deutschland ein, die auch die Einladungs- und Passwort-Mails versendet.

Einrichtung. Die Geschäftsführung erfasst die Angaben des Betriebs (z. B. Name, Adresse, Telefon, IBAN, MWST-Nummer). Mitarbeitende ergänzen ihre eigenen Angaben (z. B. Adresse, Telefon, Geburtsdatum). Diese Daten bearbeiten wir im Auftrag des Betriebs.

Zustimmungsnachweis. Stimmen Sie den Vertragsdokumenten zu, speichern wir Zeitpunkt, E-Mail-Adresse, Rolle, die Versionen der Dokumente, IP-Adresse und Browser-Kennung, um den Vertragsschluss nachweisen zu können. Die Nachweise bleiben gespeichert, solange das Konto des Betriebs besteht.

7. Daten, die Ihr Betrieb in der Software erfasst

Im Auftrag des Betriebs bearbeiten wir die Daten, die er erfasst oder hochlädt, insbesondere:

• Kundinnen und Kunden: Name, Adresse, Kontaktdaten, Aufträge, Offerten, Rechnungen, Zahlungen, aus der Adresse berechnete Koordinaten;
• Mitarbeitende: Name, Kontaktdaten, Adresse, Geburtsdatum, Rolle, Pensum, Einsätze, Arbeitszeiten, Ferien, Abwesenheiten, interner Kostensatz;
• Gesundheitsangaben: Krankmeldungen (Zeitraum, ohne Diagnose). Sie gelten als besonders schützenswert und sind nur für berechtigte Rollen sichtbar;
• Rapporte mit Fotos und Unterschrift, Dokumente, Team-Chat;
• Material, Lieferscheine, Belege von Lieferanten;
• Bankbewegungen aus dem Bankimport mit Namen und IBAN der Zahlenden, Buchhaltungs- und MWST-Daten;
• Eingaben an die KI-Funktionen und an Nova (Ziffer 9).

Die Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland, Sicherungskopien in der Schweiz (Ziffer 12). Jeder Betrieb sieht nur seine eigenen Daten, und innerhalb des Betriebs gelten Rechte nach Rolle.

Fotos. Hochgeladene Fotos bleiben gespeichert, bis der Betrieb sie löscht oder sein Konto gelöscht wird. Sind Personen erkennbar, ist der Betrieb dafür verantwortlich, dass er sie aufnehmen und speichern darf. Fotos, die Sie Nova im Gespräch zeigen, werden nicht gespeichert (Ziffer 9).

8. E-Mails aus der Software

E-Mails aus der Software (z. B. Offerten, Rechnungen, Erinnerungen und Mahnungen eines Betriebs an seine Kundinnen und Kunden, Mitteilungen an Mitarbeitende und an den Betrieb, Eingangsbestätigungen) versenden wir über einen E-Mail-Versanddienst in den USA. Antworten auf Mails eines Betriebs gehen an die Adresse des Betriebs. Wir messen nicht, ob eine E-Mail geöffnet oder ein Link angeklickt wurde. Adressen, an die dauerhaft nicht zugestellt werden kann oder deren Empfänger sich beschwert haben, sperren wir für weitere Mails. Den Versand halten wir fest, damit ein Betrieb belegen kann, dass eine Rechnung oder Mahnung verschickt wurde (Fristen: Ziffer 15).

9. KI-Funktionen und Nova

Die KI-Funktionen nutzen Sprachmodelle von Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irland) mit Verarbeitung in der EU. Google verwendet die Daten nicht zum Training von KI-Modellen und speichert sie nicht dauerhaft; um Antworten zu beschleunigen, kann Google Eingaben bis zu 24 Stunden zwischenspeichern, und schlägt die automatische Missbrauchsprüfung an, eine Anfrage bis zu 90 Tage aufbewahren. Die KI macht Vorschläge; sie trifft keine Entscheidungen mit rechtlichen Folgen für Sie, und wir erstellen damit keine Profile.

Freiwillig sind Nova und das Diktat: Die Software lässt sich ohne sie nutzen. Die übrigen KI-Funktionen laufen mit, wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen (Speichern, Scan, Bankimport, Import). Wir werten Aufnahmen nicht aus, um Leistung oder Verhalten von Mitarbeitenden zu beurteilen. Stellt ein Betrieb seinen Mitarbeitenden die Sprachfunktionen zur Verfügung, informiert er sie vorher.

Nova sieht nur, was Ihre Rolle sehen darf, führt Änderungen erst nach Ihrer Bestätigung aus und versendet keine Nachrichten an Dritte. Nova-Verläufe sind nur für die Person sichtbar, die sie geführt hat. Sie können sie jederzeit löschen; sonst werden sie 24 Monate nach der letzten Nachricht, 30 Tage nach dem Austritt der Person und mit dem Betriebskonto gelöscht. Für die Abrechnung der Kontingente zählen wir die Nutzung, ohne Inhalte.

10. Karten, PDF-Dokumente und bexio

Karten und Anfahrt. Um Aufträge auf der Karte zu zeigen und die Anfahrtszeit zu berechnen, senden wir die Adressen von Einsatzort und Betrieb an einen Kartendienst in Deutschland. Kartendateien lädt Ihr Browser direkt bei diesem Dienst; dabei sieht er Ihre IP-Adresse. «In Maps öffnen» öffnet die Karten-App Ihres Geräts.

PDF-Dokumente. Offerten und Rechnungen samt QR-Zahlteil erzeugen wir auf einem eigenen Server in Deutschland.

bexio. Verbindet ein Betrieb sein eigenes bexio-Konto, übermitteln wir in seinem Auftrag Rechnungen, Kontakte der Rechnungsempfänger, Lieferantenbelege und Zahlungen an bexio (bexio AG, Schweiz) und lesen Zahlungen zurück. bexio ist Vertragspartnerin des Betriebs. Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen.

11. Support und Rückmeldungen

Support-Anfragen an kontakt@upclients.ch bearbeiten wir wie in Ziffer 4.2. Über die Funktion «Feedback» in der Software können Sie uns einen Fehler oder Wunsch melden; wir speichern dabei Name, E-Mail-Adresse, Betrieb und Rolle, Ihre Beschreibung, angehängte Bilder sowie Gerät und Browser, bis das Konto des Betriebs gelöscht wird.

Wird in der Software ein Support-Chat angezeigt, stellt ihn Intercom bereit (Intercom R&D Unlimited Company, Irland; Daten in der EU, einzelne Daten in den USA). Intercom erhält dann Ihre Nutzer-Kennung, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt des Chats und setzt für den Chat eigene Cookies. Werden Antworten mit KI erzeugt, ist das im Chat erkennbar.

12. Betriebssicherheit, Fehlerdiagnose und Protokolle

• Ausführungsprotokolle. Viele Abläufe (z. B. PDF, Versand, Scans) laufen über eine Automatisierung auf eigenen Servern in Deutschland. Ihre Protokolle enthalten die verarbeiteten Inhalte und die IP-Adresse der aufrufenden Person; sie werden nach 7 Tagen gelöscht, die Laufdaten ohne Inhalte nach 90 Tagen.
• Fehlerberichte. Tritt in der Software ein Fehler auf, erhalten wir einen Fehlerbericht mit Fehlermeldung, Seite, Browser und Betriebssystem sowie Nutzer-Kennung, Betrieb und Rolle (ohne Name und E-Mail-Adresse). Fehlerberichte löschen wir nach 90 Tagen.
• Schutz vor Angriffen. Anfragen an unsere Dienste werden gefiltert und je IP-Adresse begrenzt; die Zugriffsprotokolle werden mit gekürzten IP-Adressen höchstens 3 Tage aufbewahrt.
• Ereignisprotokoll. Wichtige Vorgänge (z. B. Einrichtung, Planwechsel, Kündigung, Änderung der IBAN) halten wir mit Zeitpunkt und handelnder Person fest, um Missbrauch zu erkennen und Fragen zu klären (1 Jahr).
• Sicherungskopien. Wir sichern die Daten täglich in Rechenzentren in der Schweiz, die Übertragung ist verschlüsselt. Sicherungen bewahren wir höchstens 30 Tage auf; gelöschte Daten sind deshalb noch höchstens 30 Tage in Sicherungen vorhanden und werden nur genutzt, um nach einem Ausfall den Betrieb wiederherzustellen.

13. Cookies und Speicherung im Browser

Website: keine Cookies; die Besucherstatistik speichert nichts im Browser. Einzig auf «Zugang anfragen» kann Cloudflare Turnstile für die Prüfung nötige Daten im Browser ablegen (Ziffer 4).

Software (portal.upclients.ch): Damit Anmeldung und Oberfläche funktionieren, speichert die Software technisch nötige Daten in Ihrem Browser, etwa ein Sitzungs-Cookie, einen kurzlebigen Zugangsschlüssel, Anzeige-Einstellungen (z. B. eine für Ihr Gerät passende Darstellungsstufe) und für wenige Minuten Entwürfe. Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät und dienen nicht der Werbung oder Analyse. Ist der Support-Chat eingeschaltet, setzt zusätzlich Intercom Cookies (Ziffer 11). Beim Laden ruft Ihr Browser technisch nötige Dateien bei der Plattform der Software, bei einem öffentlichen Netzwerk für Programmbibliotheken und beim Kartendienst ab; diese sehen dabei Ihre IP-Adresse.

Sie können Cookies und Speicherung in Ihrem Browser löschen oder sperren (Art. 45c FMG). Ohne sie funktioniert die Anmeldung zur Software nicht.

14. Dienstleister und Bekanntgabe ins Ausland

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein und verpflichten sie vertraglich zu Datenschutz und Vertraulichkeit. Die Daten werden überwiegend in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) bearbeitet; für diese Staaten hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Anhang 1 der Datenschutzverordnung).

USA. Wo Daten in die USA gehen oder der Anbieter zu einem US-Konzern gehört, sind die US-Gesellschaften nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; für sie gilt der Datenschutz in den USA seit dem 15. September 2024 als angemessen (Art. 16 Abs. 1 DSG). Zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit den Anpassungen für die Schweiz (SCC, Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG).

Betriebe finden die namentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter im Auftragsverarbeitungsvertrag im Kundenportal. Andere Personen nennen wir die Empfänger ihrer Daten auf Anfrage (Ziffer 16). Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

15. Wie lange wir Daten aufbewahren

Daten, die Ihr Betrieb erfasst, bleiben gespeichert, solange der Vertrag läuft und der Betrieb sie nicht selbst löscht. Für einzelne Daten gelten kürzere Fristen; gelöscht wird täglich und automatisch.

Mit dem Betriebskonto werden alle Daten des Betriebs gelöscht, auch Rechnungen, Belege und Zeiterfassung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für diese Unterlagen (z. B. 10 Jahre nach Art. 958f OR) liegen beim Betrieb: Er exportiert sie vor dem Vertragsende oder verlangt sie bis zur Löschung per E-Mail von uns (AGB § 5).

16. Ihre Rechte

Sie haben nach dem DSG und, soweit anwendbar, nach der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 25 DSG, Art. 15 DSGVO), Berichtigung, Löschung und Widerspruch (Art. 32 DSG, Art. 16, 17 und 21 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 DSG, Art. 20 DSGVO) und Widerruf einer Einwilligung.

Schreiben Sie uns an kontakt@upclients.ch. Damit wir keine Daten an Unbefugte geben, können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Betrieb über Sie erfasst hat, leiten wir es an diesen weiter. Sie können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) beschweren und, soweit die DSGVO anwendbar ist, bei einer Datenschutzbehörde in der EU.

Automatisierte Entscheidungen. Wir treffen keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Folgen haben oder Sie erheblich beeinträchtigen (Art. 21 DSG, Art. 22 DSGVO).

17. Datensicherheit und Änderungen

Wir schützen die Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen (Art. 8 DSG), etwa verschlüsselter Übertragung, getrennten Daten je Betrieb, Rechten nach Rollen, Schutz vor Angriffen, Protokollierung wichtiger Vorgänge und regelmässigen Prüfungen. Einen absoluten Schutz gibt es im Internet nicht.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen oder Dienstleister ändern. Es gilt die auf der Website veröffentlichte Fassung mit ihrem Standdatum. Über wesentliche Änderungen informieren wir Betriebe per E-Mail.

upclients · Datenschutzerklärung · Stand 21. Oktober 2026